Multi-Company / Mehr-Mandanten-Aufsatz

In Odoo ist ein Multi-Company bzw. Mehr-Mandanten-Betrieb möglich, und Odoo bringt alle Voraussetzungen dazu mit. Dazu gehören die folgenden Punkte:

• Trennung von Buchhaltung und Lager pro Mandant

• Teilen von Produkten und Adressbuch

• Benutzerberechtigungen beinhalten Zugriffsregelungen auf die Mandanten

• Mehrwährung ebenfalls möglich

• Aktivierung von mehreren Sprachen möglich; der Benutzer kann daraus die Sprache in der Oberfläche wählen, aber auch die Sprache zum Kunden pro Kontakt setzen

• Konfigurierbarkeit des Intercompany Prozesses

• Preislisten zur Bestimmung von Preisen für die interne Verrechnung

Vom Funktionsumfang ist an sich ist alles da. Doch wie die Liste zeigt, gibt es einige Komponenten, die richtig bestimmt und vorkonfiguriert werden müssen, um einen optimalen Effekt in der Zusammenarbeit zwischen den Mandanten zu erzielen.

Was man dazu wissen muss

Module

Die installierten Module sind alle für das System im Ganzen und werden nicht pro Mandant installiert. Sollten die Geschäftsmodelle der Mandanten sehr stark voneinander abweichen, können Module über die Steuerung der Benutzerberechtigungen für Benutzer innerhalb eines Mandanten für den jeweiligen Benutzerkreis aktiviert oder deaktiviert werden. Module erweitern jedoch teilweise auch die Konfigurations-Optionen innerhalb der Stammdaten. Sie bleiben weiterhin verfügbar, auch wenn dem Benutzerkreis der Zugriff auf das entsprechende Modul entzogen wurde. Dies birgt allerdings eher ein Fehlerpotential für den Aufsatz.

Zugriffsrechte

Das Rollenkonzept ist ebenfalls Mandanten-unabhängig, der Finanzer ist und bleibt Finanzer, und auch die Berechtigungsebene bleibt dieselbe. Sollte also jemand in einem Mandanten Manager sein, hier z.B. Lagerorte neu definieren können oder im Finanzmodul den Kontenplan ändern, in einem anderen Mandanten jedoch nur Leserechte haben, so ist dies nicht realisierbar.

Modulkonfiguration

Teile der Konfigurationen eines Moduls sind nach Mandanten getrennt und müssen nach der Einrichtung eines neuen Mandanten für diesen Mandanten neu durchgeführt werden. Dies betrifft hauptsächlich das Modul „Accounting“, denn darüber muss der neuen Firma ein Kontenrahmen und ein Geschäftsjahr zugewiesen werden. Außerdem muss hier geklärt werden, auf welcher Ebene Odoo im Rahmen des Intercompany-Prozesses Vorgänge zwischen den Mandanten austauschen soll.

Intercompany-Prozess

In der Enterprise Version sind Module für eine Interaktion zwischen den Mandanten enthalten, die pro Mandant konfiguriert werden können. Die Optionen sind

1. keine Interaktion

2. eine Bestellung von Mandant1 an Mandant2 wird zum Verkaufsauftrag bei Mandant2

3. eine Ausgangsrechnung von Mandant1 an Mandant2 wird dort zum Eingangsrechnungsbeleg

4. zusätzlich kann bestimmt werden, ob Option 2 oder 3 sogar automatisch vom System verbucht werden soll

Dieser Prozess setzt natürlich voraus, dass in den Stammdaten die für den Mandanten angelegten Partnerdatensätze jeweils als Kunde und Lieferant markiert werden. Hierfür wechselt man am Besten in den Entwicklermodus, öffnet den Mandanten in den Einstellungen unter „Unternehmen“. Dort erscheint nun das Feld „verknüpfter Partner“.

Gibt es interne Preise zur Verrechnung, sollte noch eine Preisliste angelegt und ebenfalls dem jeweiligen Stammdatensatz zugewiesen werden. Es ist ratsam, dies zu testen, und zwar nicht als Administrator, sondern mit einem Benutzerkonto innerhalb eines jeden Mandanten.

Was zu beachten ist Stammdaten

Man erkennt es auf den ersten Blick nicht, aber Odoo kennt physikalisch existierende Felder und Eigenschaften. Diese Eigenschaften sind Felder an einem Datensatz, deren Werte Mandanten-abhängig gespeichert werden. Hier ein paar Beispiele:

Warengruppe/Produktkategorie

• Aufwands- und Erlöskonto

Produkt

• Steuersätze (Verkauf und Einkauf)

• Aufwands- und Erlöskonto

• Lieferantenzuordnung und somit Preise, Artikelnummer und Artikelbezeichnung beim Lieferanten

Kunden

• Standardausliefermethode

• Zahlungsbedingung

• Debitor/Kreditorkonto

• Preisliste

Bei der Neuanlage eines Stammdatensatzes werden diese Mandanten-abhängigen Felder von Odoo entweder mit Standardwerten für den Mandanten befüllt oder bleiben leer. Mit anderen Worten, wenn es möglich ist, Produkte und Kunden im Aufsatz zu teilen, muss hier ein entsprechender Prozess intern organisiert werden, damit nach der Neuanlage eines Produktes oder Kunden oder nach der Freigabe für alle weiteren Unternehmen, der soeben freigegebene Stammdatensatz für die jeweils anderen Mandanten nachkonfiguriert wird. Ansonsten ist auch hier ein sehr großes Fehlerpotential enthalten.

Der Personenkreis, der dies bearbeitet, sollte nicht zu groß sein. Die Aktivitäten sind ein sehr gutes Tool, über das sich Benutzer verständigen und Stammdaten bzw. Tätigkeiten zuweisen können.

Wenn möglich sollte ein Kunde, Lieferant oder ein Produkt erst für den Verkauf/Einkauf frei geschaltet werden, wenn die Datenpflege abgeschlossen ist.

Anpassungen

Noch mehr Vorsicht ist bei Anpassungen geboten, insbesondere wenn zunächst mit einem Mandanten gestartet wurde, mit dem Plan, später einen weiteren hinzuzufügen. Denn bei Anpassungen müssen die Punkte, bei denen das System Mandanten-Fähigkeit aufweisen soll, natürlich individuell definiert werden, sonst ist dementsprechend keine gegeben. Dabei ist der Schritt vom ersten auf den zweiten Mandanten natürlich der aufwendigste, da hier idealerweise alle Prozesse für beide Unternehmen komplett durchgespielt und getestet werden sollten. Am komplexesten sind grundsätzlich Ausnahmen oder Ausprägungen innerhalb eines Prozesses für nur ein Unternehmen innerhalb aller aufgesetzten Firmen.

Bei Anpassungen sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass alle definierten Regeln später für alle im System geplanten Mandanten gelten können.

Bugs

Auch Odoo ist nicht frei von Programmierfehlern. Schon allein aus diesem Grunde muss nach der Aktivierung und Konfiguration der Multi-Company-Option alles für jeden Mandanten durchgetestet werden.

Aktiver Mandant

Die größte Falle entsteht jedoch, wenn Benutzer für mehrere Unternehmen freigeschaltet sind, aber nicht, um sich Berichte zu ziehen, sondern um hier aktiv Transaktionen durchzuführen. Denn Odoo speichert im Profil des Benutzers, in welcher Firma er aktuell eingeloggt ist und arbeitet. Die Gefahr entsteht, wenn der Mitarbeiter vielleicht mehrere Browser geöffnet hat oder mit unterschiedlichen Tabs innerhalb des Browsers arbeitet. Wechselt er in einem Tab oder Browser in einen anderen Mandanten, so ist das Profil umgestellt. Dieser Wert gilt ab sofort in allen anderen Tabs und Browsern auch, selbst wenn dort vielleicht die Information nicht sofort aktualisiert und angezeigt wurde.

Dieser Benutzerkreis sollte demnach nicht zu groß sein, vielleicht nur beschränkt auf das Berichtswesen, um das Risiko für die Falschanlage von Vorgängen im dann falschen Mandanten zu minimieren. Andernfalls kann man diesen Anwendern nur raten, mit nur einem Browser und nur einem Tab zu arbeiten.