Die mögliche Ausgangssituation

Ob es an Odoo liegt oder an der Ausrichtung der Partner ist schwer zu sagen. Vielleicht ist es auch nur ein persönlicher Blick auf die eigene Entwicklung und auf das, was Projekte gemeinsam haben, wenn man sie übernimmt. In vielen dieser Projekte wurde ein technischer Ansatz gewählt. Vielleicht mag es auch damit zu tun haben, dass Anfragen oder Pflichtenhefte teilweise schon mit genauen Funktionsbeschreibungen aufwarten, wenn man sie erhält. Möglicherweise liegt es aber auch nur an der Reife der Partner, die sich darauf einlassen.

Wir kennen diesen Ansatz aus der Vergangenheit zur Genüge. Oft sitzen in den Workshops Entscheidungsgremien, und es werden entweder „vermeintlich“ fehlende Funktionen besprochen oder man plant Prozesse und deren Optimierungen bzw. Unterstützungen zur Steigerung der Effizienz schon zum Zeitpunkt der Einführung. Der Grund dafür ist, dass man die Prozesse aus dem Altsystem kennt, sie als Standard empfindet, und nun nach einem „besseren Altsystem-System“ sucht, das diesen Standard genauso abdeckt. Dies führt oft dazu, dass Einführungen, wenn sie glücken, sehr holprig werden können, viel Support für eine „Nachheilung“ verschlingen oder eine Skalierung danach massiv erschweren.

Zum Thema was Standard ist und was nicht und dass es eigentlich keinen gibt, hatten wir bereits in einem früheren Blog unsere Ansicht dargelegt.

Unser Ansatz

Aus diesem Grund wählen wir einen anderen Weg, nämlich den, die täglichen Arbeitsschritte der Mitarbeiter auf Odoo auszurichten. Das ist manchmal einfacher gesagt, als tatsächlich umgesetzt. Der Grund dafür liegt nicht nur in der reinen Gewohnheit, sondern auch darin, dass Odoo in einigen Punkten ein sehr durchdachtes und einfaches Konzept bzw. teilweise eine neue Sicht der Dinge mit sich bringt. Wenn man sie nutzt, tragen sie tatsächlich zu Effizienz oder Optimierung bei, ohne dass nachträglich optimiert werden muss. Viele Nutzer sind jedoch auf der Suche nach ihren alten Funktionen oder den alten, wohlbekannten Prozesse im neuen Tool.

Was ist Odoo?

Doch gehen wir einen Schritt kurz zurück und fragen uns, was diese „neue Sicht der Dinge“ ist.

Es gibt einige Prozessvereinfachungen, die dadurch erreicht werden können, dass es ein integriertes System ist und keine Fachapplikation oder „Best-of-Breed“ Lösung. Mit anderen Worten, der Fokus liegt auf dem Austausch von Informationen.

Machen wir ein kleines Beispiel „Odoo vs Best-of-Breed“: Odoo hält natürlich ein zentrales Adressbuch vor, in dem Kontakte als Kunden und/oder Lieferanten geführt werden. Hier kann eine Kontierung hinterlegt werden, sollte die Adresse oder der Kontakt ein Debitor oder ein Kreditor sein. Abhängig vom Sachverhalt wird das eine oder andere Konto verwendet. Doch in dem von Odoo generierten Buchungssatz wird nicht nur kontiert, sondern auch die Verknüpfung mit dem Partner (also mit der Adresse oder dem Kontakt) hinterlegt. Dies wiederum hat den Vorteil, dass bei der eigentlichen Kontierung sogar ein Hauptbuchkonto mitgeführt werden und die Verknüpfung mit dem Partner als Führen des Nebenbuchs interpretiert werden kann. Dadurch, dass es in Odoo möglich ist, schnell und einfach zu filtern und zu gruppieren, kann jederzeit ein Saldo auf dem Sachkonto bzw. pro Partner angezeigt/ermittelt werden. Durch diesen kleinen technischen Trick lässt sich als Konsequenz z.B. ein Monatsabschluss vereinfachen, da kein Saldo umgeschrieben werden muss.

Und hier liegt der Unterschied zu einer Best-of-Breed Lösung. Diese stellt natürlich nur einen Sachverhalt dar und nicht den Zusammenhang, wie anders soll es auch möglich sein? D.h. hier arbeite ich nur mit der Information, die meinen Sachverhalt betrifft. In dem exemplarischen Szenario ist das nur meine Kontierung, denn den Kunden/Lieferanten habe ich nicht. Demnach muss diese Information mit den Bordmitteln dargestellt werden. Dies wiederum bedeutet, dass zur Darstellung separate Konten für Debitoren und Kreditoren angelegt werden müssen, da dies eine der wesentlichen Informationen eines Buchungssatzes ist. Dies führt natürlich Folgeprobleme mit sich, wie:

a) Konten müssen vorab angelegt werden

b) es muss unbedingt darauf geachtet werden, dass keine doppelten Konten angelegt werden, denn sonst splittet sich der Saldo. Doch die Aufgabe ist nicht unbedingt einfach zu erfüllen, da die Buchhaltung die „durchführende Abteilung“ ist, die nicht im Kundenkontakt steht und es schwer hat, ggfls. unterschiedliche Benennungen als eine zu identifizieren

c) muss wie beschrieben am Monatsende zur Erfüllung des Monatsabschlusses ein Saldo umgeschrieben werden. Ob ein System dies durch eine Funktion vereinfacht oder nicht, spielt keine Rolle, im Fall von Odoo ist es nicht notwendig.

Es gibt viele weitere größere und kleinere Beispiele dieser Art und dies über alle Module hinweg, vom CRM bis zu den Finanzen.

Die Erwartungen

Ein wesentlicher Punkt bei der Einführung ist also auch, die Vorstellungen der Benutzer oder die Prägungen aus klassischen Systemen einzufangen und die richtigen Mittel in Odoo zu finden. Diese Aufgabe setzt sehr gute Kenntnisse von Odoo voraus, Kenntnisse der typischen Probleme oder Anforderungen des jeweiligen Fachbereichs und den entsprechenden Lösungsansatz in Odoo.

Und als ob dies als Herausforderung nicht genug ist, kommt noch ein letzter Aspekt hinzu: Viele verwechseln ERP mit einem Steuerungstool. ERP bedeutet unter anderem, dass Ressourcen geplant und ein Fluss dazwischen sichtbar gemacht werden kann, um Entscheidungen fällen zu können. Es bedeutet keineswegs, dass das Tool dem Benutzer sagt, was es täglich zu tun hat. Dies kann keine IT Lösung erfüllen, da Computer nicht bewerten können, ob Eingaben richtig oder falsch sind.

Soviel zum prozessualen Teil. Was Odoo ebenfalls auszeichnet ist, dass es die Kommunikation belegbezogen erlaubt und die Versionierung dazu chronologisch einordnet. Somit erreicht man eine sehr hohe Transparenz zu den Vorgängen. Man kann also behaupten, dass Odoo eine strukturierte Kommunikationslösung beinhaltet. Und hierin liegt der größte tatsächliche Nutzen, mit dem viele Funktionen klassischer Systeme gelöst werden können.

Was also ist die Lösung?

Die Frage, „wie kommt man jetzt zur Lösung?“ bringt uns geradewegs wieder zur Überschrift.

Zur Einführung werden innerhalb der Analysephase zwei Aspekte ermittelt:

Im ersten Schritt legen wir gemeinsam mit dem Management die Ziele der Einführung fest. Dazu werden wesentliche Rahmenparameter ermittelt, indem man das bereits existierende Reporting und/oder existierende Kalkulationen betrachtet. In der Folge werden die bis dahin täglichen Arbeitsschritte und Prozesse der Mitarbeiter über Key User festgehalten und in einem weiteren Schritt auf Odoo abgebildet. Dadurch wird gewährleistet, dass das System später beim Benutzer ankommen kann.

Der wesentliche Punkt ist, dass dabei keine Optimierungen im Fokus stehen. Im ersten Schritt konzentriert man sich ausschließlich darauf, ein einsatzfähiges System in Betrieb zu bekommen, das auch tatsächlich von allen Benutzern genutzt werden kann. Denn wie in der Einleitung beschrieben, ist dies der größte Fehler vieler Implementierungen, beides in einem Schritt durchzuführen (womöglich, weil dies auch die allgemeinen Erwartungen sind). Doch hat man zwei Veränderungen zur gleichen Zeit, ist schwer festzustellen, wo die Ursache im Falle von Schwierigkeiten liegt. Ist es die Optimierung, die nicht passt oder ist es das System?

Fazit

Kurzum, am Anfang steht der Mensch im Fokus, erst danach werden neue Funktionen oder Automatisierungen definiert und in den Gesamtprozess integriert. Denn sollte das neue System danach nicht den gewünschten Effekt erzielen oder Probleme verursachen, kann es nur die letzte Änderung sein.

Dieses Ziel ist bei kleineren Unternehmen garantiert erreichbar. Hier ist sogar sehr entscheidend, keine Veränderungen, neue Funktionen oder sogar Automatisierungen zum Start hinzuzufügen, da durch jede Erweiterung die Flexibilität von Odoo genommen wird. Hier muss das ERP System sich unbedingt anpassen können, was nur durch weniger Funktionen und somit einer höheren Offenheit erreicht werden kann. Ab einer gewissen Größe wird es jedoch sehr viel schwieriger, denn hier spielt oft die Firmenpolitik eine Rolle.