Hintergrund
Aus Shopsystemen kennt man die Trennung der beiden Informationen Zahlungsbedingung und Zahlungsart/-methode. Mit anderen Worten, die Informationsstruktur trennt die Fälligkeit der Forderung von der Entscheidung des Kunden, wie diese zu begleichen ist, also Rechnung, Lastschrift, PayPal, Kreditkarte, etc.
In einem Shop macht eine solche Trennung natürlich Sinn, da diese Informationen Auswirkungen auf den Checkout Prozess haben.
Wird die Zahlung erfolgreich durchgeführt, kann der Checkout-Prozess beendet werden und der Warenkorb wird zum Auftrag. Kommt es bei der Zahlung allerdings zu Problemen, wird der Checkout zwar auch beendet, doch der bestätigte Warenkorb gilt nicht als Auftrag, sondern als Angebot und bedarf damit einer weiteren Willenserklärung.
Innerhalb eines ERP-Systems spielt dies nicht direkt eine Rolle (auf jeden Fall nicht in Odoo). Die Erfassung des Angebots wird durch einen internen Mitarbeiter durchgeführt. Dabei gibt es meist eine Prüfung der Kreditwürdigkeit, kaufmännischen Bedingungen etc., bevor ein Angebot ausgelöst wird. Erst nach der Willenserklärung des Kunden wird die Bearbeitung weiter fortgesetzt. Danach erfolgt die Bearbeitung einer Zahlung, zumeist auf Basis einer von der Buchhaltung versendeten Rechnung. Hier ist es wichtig, dass der Kunde auf seinem Beleg sieht, ob er tätig werden muss oder nicht (Kauf auf Rechnung oder Lastschrifteinzug) und im Gegenzug ein Mitarbeiter im Vertrieb innerhalb des Rechnungslaufes ebenfalls erkennen kann, was auftragsbezogen abzurechnen ist und was in einer Sammelrechnung gebündelt werden sollte.
Da in Odoo frei gefiltert UND gruppiert sowie beides flexibel miteinander kombiniert werden kann, ist die Notwendigkeit einer Trennung nicht gegeben, was die Pflege deutlich einfacher macht.
Anlage von Zahlungsbedingungen
Hierzu müssen wir uns ein paar wesentliche Punkte innerhalb der Anlage und Konfiguration der Zahlungsbedingung anschauen:
Wichtig ist, dass Odoo zwischen einer „internen“ und einer „externen“ Bezeichnung unterscheidet. Die „interne“ Bezeichnung wird vom Benutzer im Vertrieb im Kundenstamm ausgewählt und entsprechend dem Angebot/Auftrag als Standardzahlungsbedingung zugewiesen. Diese wird für die Rechnungsprüfung und Buchhaltung als Zahlungsbedingung auf dem Beleg und zur Bestimmung der Fälligkeit vermerkt.
Diese Zahlungsbedingung wird NUR auf den Belegen gedruckt, sofern der Zahlungsbedingung kein abweichender Text zugewiesen ist. Dadurch gibt es nicht nur die Möglichkeit, dem Kunden mehr Informationen mitzugeben, wie „Lastschrift, Einzug erfolgt automatisch nach 30 Tagen“, sondern für die internen Benutzer zusätzlich Anweisungen in die Bezeichnung zu integrieren, wie z.B. „Lastschrift, Monatsrechnung, 30 Tage Netto“ (wem das zu lang ist, mag auf Kürzel umstellen).
D.h. in diesem Fall sieht der interne Benutzer, dass dieser Auftrag nicht sofort nach einer Lieferung abgerechnet werden soll/muss, auch wenn Odoo ihn als sofort abrechenbar vorschlägt.
Konfiguration
Hier ein kleines Beispiel. Legen wir durch ein einfaches Duplizieren der vorhandenen „30 Tage“ eine weitere Version an. Diese wird die gleiche Fälligkeit generieren und ist nur für den internen Gebrauch abweichend bezeichnet:
Zur Nutzung
Wenn wir nun einen Kunden auf Sammel-/Monatsrechnung umstellen und direkt nutzen, ist das Ergebnis sehr schnell sichtbar, indem man einfach im Menüpunkt der abzurechnenden Aufträge nach der Zahlungsbedingung gruppiert:
Dies lässt sich natürlich gleich nutzen, indem alle Aufträge innerhalb der Gruppe markiert und zur Abrechnung gebracht werden:
Dieses Konzept lässt sich entsprechend fortführen. Damit können sogar unterschiedliche Filter angelegt werden, die entsprechend nur die Zahlungsbedingungen filtern, die ausschließlich Sammelrechnungen umfassen oder ausgrenzen – abhängig vom gewählten Prozess.
Fazit
Über die beschriebene Konfiguration und die Prozessschritte können beide Informationen ohne eine Erweiterung in den Zahlungsbedingungen untergebracht werden. Im Prinzip vereinfacht es sogar die Nutzung der Filter, da nur innerhalb einer Information gesucht werden muss. Die Gruppen unterstützen dabei die Nutzung.
Natürlich erweitert diess die Liste der Zahlungsbedingungen. Dabei darf man jedoch nicht vergessen, dass
a) der Umfang der Liste nur bei der Bearbeitung der Stammdaten sichtbar ist,
b) die Bedingungen sortiert werden können, also die gängigsten am Anfang stehen sollten und
c)
durch die Nutzung von Kürzeln in Kombination mit der Autocomplete-Funktion die Anzahl der Bedingungen nicht auffällt.
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