Wichtige Parameter für eine System-Entscheidung
Die Wahl des passenden ERP-Systems ist eine Entscheidung mit Tragweite. Wer die Wahl hat, sollte deshalb wissen, was genau er entscheidet. Mit diesem Dokument möchten wir einige Parameter hervorheben, die wir für eine Entscheidungsfindung als relevant empfinden. Und wir möchten zeigen, wie der richtige Auswahlprozess funktionieren kann oder sollte.
Wie kann so ein Auswahlprozess aussehen?
Prinzipiell lässt sich die Evaluierung in zwei Ansätze aufteilen, zum einen sozusagen die große Ausschreibung und zum anderen die kleine Ausschreibung, wie auch immer man dies durch Fachbegriffe abgrenzen möchte. Im Detail geschieht das Gleiche.
Was sollten die Schritte für eine Evaluierung sein?
Egal, wie umfangreich das Auswahlverfahren einer geeigneten Lösung sein sollte, sogar unabhängig davon, ob es um ERP oder eine andere IT Lösung geht, die folgenden Schritte sollten immer durchlaufen werden:
- Bedarfsanalyse
- RfI (Request for Information)
- RfQ (Request for Quotation)
- Referenzen
- Kosten-Nutzen-Analyse
- PoC (Proof of Concept / Machbarkeit)
- Prototyping
Auch wenn es eine gewisse Abhängigkeit zwischen den einzelnen Punkten gibt, ist die Reihenfolge sicherlich in der Form nicht zwingend so vorgegeben wie hier gelistet.
Bedarfsanalyse
Bevor Sie mit der Auswahl von IT-Lösungen beginnen, ist es wichtig, die genauen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen. Dies kann durch eine gründliche Bedarfsanalyse erreicht werden. Dabei kann die Herangehensweise sehr unterschiedlich ausfallen: Die Arbeitsprozesse lassen sich in Form von exemplarischen Arbeitsplätzen (Key User), oder Anwendungsfällen erfassen oder über diverse Wege als funktionaler Anforderungskatalog darstellen. Genauso können aber auch grobe Eckpunkte eine Minimalerfüllung (MVP) definieren.
Empfehlenswert wäre eine strukturierte Liste - aufgeteilt in ein bis drei Prioritäten – in der der potentielle Anbieter entsprechend eine Erfüllung/Nichterfüllung sowie Kommentare hinterlassen kann.
Eine ebenso oft vertretene Form ist eine Liste grober Anwendungspunkte, die den Anbietern zur Verfügung gestellt wird und die während der Präsentationen als Agenda genutzt werden kann.
RfI (Request for Information) (optional)
In diesem Schritt werden grundlegende Informationen der potenziellen Anbieter gesammelt.
Dabei senden die ausschreibenden Unternehmen eine Anfrage, um mehr über die verfügbaren Lösungen, Technologien und Dienstleistungen auf dem Markt zu erfahren. Dies erfolgt ebenfalls in Form eines strukturierten Fragebogens, um diese Angaben im zweiten Schritt vergleichbarer zu machen.
Hinweis: An dieser Stelle sollte es möglich sein, einige Anbieter bereits aus dem Verfahren herauszunehmen und den Pool dadurch zu qualifizieren.
RfP (Request for Proposal)
Wenn die Auswahl auf eine engere Gruppe von Anbietern eingegrenzt wurde, wird oft ein RfP erstellt. Dies ist ein formeller Prozess, bei dem Anbieter aufgefordert werden, detaillierte Vorschläge für die Lösung und eine Kostenkalkulation für den Anforderungskatalog zu erstellen. Dabei ist es natürlich wichtig, weitere Rahmenparameter zum Aufsatz (Anzahl der Mitarbeiter, Anzahl der Benutzer und Mandanten, Währungen, Liste der bestehenden Lösungen, etc.) mitzugeben.
Hinweis: Nach diesem Schritt sollte eine Shortlist erstellt werden, auf der zwei bis drei Anbieter verbleiben, denn in den folgenden Schritten wird es zu einem deutlich höheren Personalaufwand auf Kundenseite kommen. Um hier die Kosten und die Zeitschiene kürzer zu halten, ist es wichtig, sich nur noch auf einen sehr begrenzten Kreis zu fokussieren.
Referenzen und Case Studies
Das Überprüfen von Referenzen und Case Studies von Anbietern kann Einblicke in deren bisherige Projekte und Erfolge bieten. Dies hilft, die Zuverlässigkeit und Qualität des Anbieters und der Lösung einzuschätzen.
Kosten-Nutzen-Analyse
Eine umfassende Bewertung der Kosten im Vergleich zum erwarteten Nutzen ist entscheidend. Dies beinhaltet nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende Kosten, Wartungsaufwand und potenzielle Einsparungen.
Proof of Concept (PoC) – Machbarkeitsstudie
Um einen guten Eindruck von der Lösung und dem Wissen des Anbieters bzw. Implementierungspartners zu bekommen, sollte eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden. Dies beinhaltet die Implementierung einer kleinen Version der IT-Lösung, um deren Funktionsweise in der realen Umgebung zu testen. Dadurch können potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert und die Leistung der Lösung bewertet werden.
Dies bedeutet in aller Regel, dass vorab mit jedem der Partner ein entsprechender Workshop durchgeführt wird, in dem die groben Funktionen und Anforderungen festgelegt werden bzw. in dem die aktuellen Prozesse gezeigt werden, sodass diese nach der Realisierung innerhalb des PoC geprüft werden können. Natürlich könnte man sich auch nur ein Lösungskonzept vorschlagen lassen, doch ob dieses später so funktionieren wird ist dem reinen Vertrauen überlassen, da ist ein PoC schon deutlich verlässlicher in der Bewertung.
Hinweis: Nach diesem Schritt sollte eine Entscheidung für eine Lösung und einen Anbieter gefällt werden können.
Prototyping
Bei sehr komplexen und umfangreichen Projekten kann es unter Umständen Sinn machen, in einem gewissen Bereich noch einen Schritt weiterzugehen und einen Prototypen zu erstellen. Dies ermöglicht den Stakeholdern, die Funktionalität der Lösung im Detail zu erleben und Feedback zu geben, bevor die endgültige Implementierung erfolgt.
Im Folgenden gehen wir auf die Ausprägungen bzw. die unterschiedliche Skalierung innerhalb der einzelnen Schritte ein..
Die große Ausschreibung
In der umfangreichen Ausschreibung wird der komplette Prozess gern an ein spezialisiertes Unternehmen ausgelagert, das die Bedarfsanalyse und die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen übernimmt.
Viele ausschreibende Unternehmen wünschen sich, dass die Unterlagen von erfahrenen und qualifizierten Mitarbeitern des jeweiligen Anbieters bearbeitet werden, vergessen jedoch oft, dass die sehr umfangreichen Fragenkataloge von mehreren hundert bis teilweise in die tausende gehende Anzahl an Fragen nicht von einem entsprechenden Team bearbeitet werden können, da das jeden Rahmen sprengen würde.
Am Fragebogen und diesen Details erkennt man als Anbieter die Unterschiede der begleitenden Partner. Ist der Katalog tatsächlich spezifisch, aufgebläht oder der Unternehmensgröße angepasst, und sind diese Schritte auch durchdacht.
Bei den Projektgrößen bzw. dem Kostenumfang ist es durchaus empfehlenswert, bis zu 20% des Projektvolumens in eine Machbarkeit zu investieren, bei dem dann ein Ergebnis bis zum Prototypen ausgebaut werden kann.
Die kleine Version
Auch für kleine Projektgrößen empfiehlt sich diese Herangehensweise, jedoch würde jeder der Schritte deutlich kleiner ausfallen. Anstelle eines umfangreichen Fragekatalogs ist es ebenso ausreichend, die wichtigsten Anforderungen oder Eckparameter der Ziellösung festzuhalten:
Wie viele Mitarbeiter und Benutzer wird das System beherbergen?
Handelt es sich um einen Mehrmandantenbetrieb?
In welcher Branche und Kundenstruktur befindet sich das Unternehmen (B2B oder B2C)?
Gibt es unterschiedliche Niederlassungen und wenn ja, in welchen Ländern?
Wie viele Währungen werden gebraucht?
Welcher grobe Funktionsumfang wird erwartet (CRM, Sales, Purchase, Inventory, MRP, Accounting, etc.)?
Gibt es Spezifika, die unbedingt zu erfüllen sind?
Welches sind die wohl größten Risiken einer Implementierung aus Kundensicht?
Mit diesen Informationen kann sich ein Implementierungspartner ein gutes Bild über ein mögliches Projekt machen und sogar die Vertriebspräsentationen bereits auf Ihre Erwartungen und Bedürfnisse ausrichten.
Die Schritte zur Angebotseinholung und der Abruf der Referenzen sollten selbstverständlich ebenfalls durchgeführt.
Ein entscheidender Schritt ist der PoC. Wir können nur nahelegen, dass dieser – wenn auch nur in kleinem Umfang - durchgeführt wird. Empfehlenswert wäre, den Prototypen auf einen Kernprozess oder eine Kernfunktion einzugrenzen, so dass der Aufwand überschaubar bleibt. Hierbei ist es in aller Regel vollkommen ausreichend, dem Partner das aktuelle System und den Prozess zu zeigen, wesentliche Daten zu übergeben und sich wenig später das Pendant in Odoo zeigen zu lassen. Unter Umständen investiert man hier einen halben oder vollen Tagessatz, hat danach aber eine gute Vorstellung vom System und der Denkweise des Partners sowie seiner Lösungsfindung.
Alles Weitere, aber grundsätzlich auch das Prototyping, kann durchaus in das Projekt verlegt werden.
Was sind die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines ERP Systems
Grundsätzlich empfehlen wir, sich für ein generalisiertes System zu entscheiden und nicht für eine Branchenlösung. Hauptgründe hierfür sind, dass ein generalisiertes System für eine deutlich breitere Benutzerbasis nützlich ist, was sich wiederum auf den darin vorgegebenen Prozessfluss, den verfügbaren Support, die wirtschaftliche Stabilität des Anbieters sowie die technologische Weiterentwicklung positiv auswirkt. Auch Systembrüche, das Wechseln von Applikationen sowie ggf. benötigte Schnittstellen werden dadurch reduziert.
Thema Unabhängigkeit
Das Bestreben einer jeden Unternehmung sollte eine minimale Abhängigkeit sein. Dies sollte auch für die Wahl der IT-Lösungen gelten. Hier können schnell zwei Abhängigkeiten entstehen: zum einen die Abhängigkeit vom Softwarehersteller und zum anderen die Abhängigkeit vom Implementierungspartner. Beide können langfristig ein Risiko darstellen, und oft geht das eine mit dem anderen einher. Wenn der Hersteller auf Grund des Lizenzmodells eine Abhängigkeit vorschreibt, ist es schwierig, während oder nach der Implementierung vom Partner unabhängig zu werden.
Quelloffene Systeme bieten hier nicht nur Unabhängigkeit zum Hersteller, sondern darüber hinaus im Projekt viele weitere Vorteile, da z.B. ein Mitwirken des Herstellers nicht per se ausgeschlossen ist und im Nachgang auch alle Anpassungen im Quellcode vorliegen. Was bedeutet das für den Kunden? Er profitiert einerseits von der Weiterentwicklung der Software durch den Hersteller, andererseits vom Knowhow des Implementierungspartners und ggf. von dessen spezifischen Anpassungen.
Partnerstruktur
Neben der Benutzerbasis sollte die Partnerstruktur des Herstellers ebenfalls ein wichtiger Aspekt in der Entscheidung sein. Dabei ist mit Partnerstruktur gemeint, dass der Hersteller einen umfangreichen und international aufgestellten Katalog bereitstellt, der die Partner zumindest nach dem Erfahrungsgrad abstuft. Denn dies garantiert die Unabhängigkeit vom Implementierungspartner (Stichwort „Partnerwechsel“). Abgesehen davon ist eine breite und internationale Partnerstruktur wichtig für den Roll-out oder vielleicht sogar für das eigene Unternehmenswachstum. Auch gibt es schlichtweg mehr Spielraum in dem Auswahlverfahren, da Partner unter Umständen unterschiedliche Leistungsprofile und/oder Schwerpunkte anbieten können.
Skalierbarkeit
Stellen Sie sicher, dass das ERP-System skalierbar ist, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Es sollte in der Lage sein, zusätzliche Nutzer, Module, Funktionen, Mandanten, Währungen und Sprachen zu unterstützen. Da in einem Mehrmandanten-Umfeld oft nicht jeder Mandant das gleiche Unternehmensportfolio anbietet oder die gleichen Prozesse hat, sollte das System unbedingt breit aufgestellt und flexibel in der Konfiguration pro Mandant sein.
Modular
Keep it small and simple - ein Leitsatz der IT mit viel Tragkraft.
Je mehr Funktionen ein System bietet, desto mehr Komplexität bringt es auch mit sich. Das wiederum bedeutet, dass bei einer Implementierung auch deutlich mehr berücksichtigt werden muss, vielleicht sogar Aspekte, die am Anfang nicht relevant sind oder sogar nie relevant werden.
Um an dieser Stelle die Komplexität, den Aufwand und das Risiko auf eben das zu beschränken, was tatsächlich für die Einführung relevant ist, sollte ein System modular aufgebaut werden, so dass hier nur die Module in die Erstimplementierung einfließen, die zur Erfüllung der Kernanforderungen relevant sind.
Nach der Ersteinführung können natürlich jederzeit weitere Bereiche oder Funktionen mit hinzugenommen werden, siehe den vorherigen Absatz zur Skalierbarkeit.
Integration
Prüfen Sie, wie gut das ERP-System mit anderen bestehenden Systemen im Unternehmen integriert werden kann. Nahtlose Integration ist entscheidend, um Datenkonsistenz und einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen. Die „eierlegende Wollmilchsau“ gibt es in der IT selten und nur, wenn auf Grund der Branche wenig unterschiedliche Software benötigt wird. Allein im Bereich der Produktion gibt es die Anforderung, Produktionsmaschinen integrieren zu müssen, die oft eigene Protokolle mit sich bringen, oder entsprechend komplexe Stücklisten auszutauschen. Die wesentliche Aufgabe eines ERP-Systems ist hier, das Angebotswesen mit Daten für die Margenberechnung zu füttern oder ein Lieferdatum transparent zu machen. Es soll Aufträge zur Durchführung übergeben und eine Planungs- und Kontrollebene ermöglichen, um Margen zu kontrollieren. Es soll helfen, einen Bedarf zu ermitteln, der dann an den Einkauf weitergegeben wird. Und letztlich soll es eine Automatisierung der Abrechnung und Buchhaltung bieten sowie alle Möglichkeiten einer Kostenkontrolle und Unternehmenstransparenz durch umfangreiche Reporting-Möglichkeiten.
Auch wenn Odoo darüber hinaus noch viele Möglichkeiten mehr bietet, ist alles Weitere oft nicht die Kernaufgabe eines ERP-Systems.
Aus diesem Grund ist das Thema Integrationsfähigkeit als wichtige Priorität zu betrachten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das ERP-System effektiv nutzen können, es Spaß macht, damit zu arbeiten, und der Onboarding-Prozess schneller und einfacher verläuft. Eine intuitive, einprägsame und vor allen Dingen übersichtliche Benutzeroberfläche ist hier besonders wichtig. Natürlich darf das Thema Schulung nicht außer Acht gelassen werden, hier sollte genügend Material an Dokumentation und Videos zur Verfügung stehen.
Anpassungsfähigkeit
Ein gutes ERP-System sollte anpassungsfähig sein, um den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Dies kann die Anpassung von Ansichten, Datenmodellen, Aktivitäten, Workflows, Berichten oder Dashboards umfassen.
Zukunftsfähigkeit
Achten Sie darauf, dass das ERP-System auf dem neuesten Stand der Technologie ist und die zukünftigen Entwicklungen in der Branche unterstützen kann, um eine langfristige Investitionssicherheit zu gewährleisten.
Kosten
Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die langfristigen Betriebskosten, Implementierungskosten und Wartungsgebühren. Ein umfassendes Verständnis der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) ist wichtig.
Welche der Punkte erfüllt Odoo?
Um diese Frage zu beantworten, schauen wir uns die einzelnen Aspekte an und das, was Odoo dazu im Detail anbieten kann.
Thema Unabhängigkeit
Dieser Aspekt splittet sich in mehrere Teile, schauen wir uns einen jeden einzelnen kurz an.
Open Source
In diesem Fall wird Odoo wohl die Nase weit vorne haben, denn es ist Stand jetzt das einzige und größte Open Source ERP-System, das generalisiert ist und einen internationalen Ansatz hat. Der Quellcode der Community Edition ist unter der GPL veröffentlicht, die Enterprise Version unter der MIT Lizenz, die ebenfalls quelloffen ist. Damit hat jeder Kunde Zugriff auf den Quellcode des gesamten Systems.
Ein Vergleich an dieser Stelle macht keinen Sinn, denn alle alternativen Systeme sind Closed Source.
Verbreitung
Schon seit vielen Jahren erfreut sich Odoo stark steigender Beliebtheit und ist mit aktuell über 7 Mio. Benutzern kein kleiner Emporkömmling. Dabei ist es in allen Branchen, allen Unternehmensgrößen und allen Ländern weltweit fest angekommen.
Abgesehen davon hat es eine sehr große und auch sehr aktive Community, sei es bei der Übersetzung neuer Features, der Anzahl der Foren und deren aktiven Mitgliedern, der Erstellung von Video Material in bekannten Kanälen wie YouTube, aber auch bei der Erstellung von Blogartikeln, Webseiten, Anleitungen, FAQs, Hinweisen, Posts, etc.
Kurzum, es gibt genug Bild-, Ton- und Schriftmaterial, um Antworten zu finden.
Partnerstruktur
Auch an dieser Stelle ist das System international angekommen. Die Partnerstruktur ist weltweit aufgebaut. In nahezu jedem Land gibt es genug Auswahl, die sich untergliedert in eine Klassifizierung (Partnerlevel), die symbolisch die Größe des Partners sowie sein erworbenes Knowhow widerspiegelt.
Skalierbarkeit/Modularität
Diesen Punkt kann man in einem Absatz zusammenfassend beantworten. Odoo ist kein monolithisches System, der Kern ist aufgegliedert in einzelne Module. Das System kann im Bereich CRM, HR, Accounting, Einkauf oder wo auch immer eingesetzt werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Anpassungen ebenfalls als Module gekapselt werden können. Somit ist eine Migration einfacher. Dies bedeutet auch, dass auf der anderen Seite die Komplexität des Systems ebenfalls in einzelnen Schritten erhöht werden kann. Darüber hinaus unterstützt es den Aufsatz mehrerer Mandanten, Währungen und Sprachen. Ein Wachstum in die Breite und die Tiefe ist nahezu stufenlos möglich.
Diese Flexibilität ist bei den Marktführern der Branche in dieser Form nicht gegeben. Meist ist der Kern so wie er ist. Zusatzmodule können über eine Partnerstruktur wie eigene Systeme hinzugekauft werden, sind aber nicht so flexibel und skalierbar, geschweige denn integrierbar wie in Odoo.
Integration
Da Odoo eine flexible und starke API hat, an jeder Stelle alles und jedes exportieren und importieren kann sowie ein Framework anbietet, das an jede Art von Schnittstelle angepasst werden kann, sind die Integrationsmöglichkeiten in keiner Weise beschränkt. Man könnte sogar sagen, dass es allein am Gegenüber liegt, ob ein Andocken möglich ist.
Gerade an dieser Stelle sind die bekannten Anbieter schlechter aufgestellt. An vielen Stellen ist ein umfassender Zugriff auf die Daten nur über einen Datenbankzugriff möglich, da das System keinen Export anbietet.
Wenn es um das Thema Schnittstellen geht, werden bei Mitbewerbern häufig REST APIs angeboten. Der Unterschied ist, dass eine REST-Schnittstelle immer nur eine Funktion oder einen Prozess abdecken kann. Braucht man mehr, braucht man auch mehrere REST-Calls. Dies macht die Software im Vergleich deutlich unflexibler.
Benutzerfreundlichkeit
Das Thema ist ebenso schwer objektiv zu beantworten wie die Frage „Was ist schön?“, denn dieser Punkt ist abhängig davon, was man kennt oder erwartet, ob man mehr am Laptop arbeitet oder mobile Geräte benutzt, grundsätzlich also an Nutzergewohnheiten. Dies führt meist zu einer stark subjektiven Bewertung.
Aus Erfahrung können wir aber sagen: Wer mit Odoo arbeitet, versteht das User Interface sehr schnell, da es sehr aufgeräumt ist und viele detailliert ausgearbeitete Funktionen für eine schnelle und effektive Arbeit anbietet. Es werden grundsätzlich nie viele Knöpfe angezeigt, sondern der Prozessfluss steuert sehr stark die Anzeige. Da die Masken immer gleich und über die Module harmonisch abgestimmt aufgebaut sind, versteht man andere Module sehr schnell und kann sich dort einfach und effizient einarbeiten, sollte das einmal nötig sein.
Und an dieser Stelle vielleicht eine kleine Bemerkung, wenn nicht sogar ein Seitenhieb: Der Marktführer mit drei Buchstaben löst gerade in Sachen Geschwindigkeit und einer intuitiven sowie übersichtlichen Oberfläche nicht gerade eine „Wow“-Reaktion aus.
Anpassungsfähigkeit
Jedes Modul bringt eine eigene weitreichende Konfiguration mit sich, um die Komplexität der darin abzubildenden Prozesse flexibel für die Anforderungen unterschiedlicher Branchen und Unternehmensgrößen effizient festzulegen. Dabei kann der Umfang der Konfigurationsoptionen über eine Einstellungsseite pro Modul ebenfalls festgelegt werden. Damit kann das System auf die Weiterentwicklungen des Unternehmens dynamisch reagieren und ohne Programmierung angepasst werden.
Sollte das nicht ausreichend sein, sind Individualisierungen oder Erweiterungen über Programmierungen ebenfalls möglich. Odoo ist sehr einfach und in allen Bereichen anpassbar. Die Anpassungen können und sollten gekapselt werden, somit wird der Kern des Systems niemals angegriffen. Dabei kann das Datenmodell erweitert werden, ebenso die Masken, Prozesse etc.
Zukunftsfähigkeit
Odoo baut auf einen modernen Software Stack auf und die Technologie ist durch einen jährlichen Release-Wechsel auch grundsätzlich aktuell. Odoo als Firma integriert in jeder neuen Version neue Technologien, so wurde z.B. in Odoo 17 vollumfänglich ChatGPT eingebunden.
Kosten
Die Lizenzkosten sind im Vergleich zu anderen Systemen sehr gering, besonders, wenn man Odoo als integrierte Lösung einsetzt. Wer die Kosten einer CRM Lösung, ERP, Buchhaltung und HR Lösung addiert, kommt schnell auf ein paar Hundert Euro pro Benutzer und Jahr.
Dazu fallen monatliche Hosting-Kosten an, die jedoch auf Grund der Tatsache, dass Odoo nicht sehr ressourcenhungrig ist, im Vergleich günstiger ausfallen als vergleichbare Systeme.
Den größten Anteil an den Gesamtkosten haben sicherlich die Einführungs- und Supportkosten. Auch hier gibt es sicherlich starke Unterschiede innerhalb der Partnerlandschaft. Auch wenn eine Beratungsstunde deutlich teurer als eine Entwicklungsstunde ist, hat der Beratungsansatz den Vorteil, dass dieser durch das damit gekoppelte Change Management eine effizientere und nachhaltig günstigere Einführung des Systems gewährleistet.
Ein ebenfalls wesentlicher Anteil an dem Erfolg einer Einführung ist die Integration und das Verständnis der Buchhaltung. Zum einen ist das Verständnis der buchhalterischen Bewertung der einzelnen Vorgänge der Schlüssel, eine stabile Umsetzung der jeweiligen Anforderungen zu erkennen und vorzugeben, aber da durch die Integration die Buchhaltung an vielen Stellen automatisiert wird, liegt hier der größte Effizienz- und Transparenzgewinn.
Nutzungsrechte vs. Community
Ein wesentlicher Unterschied zwischen Odoo und „klassischen“ Systemen ist das Lizenzmodell. Auch wenn bei Odoo Lizenzen bezahlt werden, so sind diese geknüpft an den Wartungsvertrag und an das Enterprise-Paket. Wenn ein Kunde den Mehrwert hierin nicht länger sieht, kann der Enterprise-Vertrag entweder gekündigt oder nicht weiter verlängert werden. Damit erlischt die Gewährleistung, d.h. Odoo ist nicht länger verpflichtet, kostenfrei Programmierfehler zu beheben, die Migration der Datenbank muss vom Kunden selbst durchgeführt werden (auch hier gibt es mehrere Ansätze, die vielleicht nicht so komfortabel sind wie eine Migration, aber es gibt Alternativen) und die Enterprise-Module müssen vom Server entfernt werden.
Doch das System selbst und alle Individualisierungen können weiterhin genutzt werden!
Im Gegensatz dazu steht das klassische Lizenzmodell von geschlossenen Systemen (wie z.B. SAP und Navision), bei denen lediglich Nutzungsrechte erworben werden. D.h. sobald diese nicht länger gezahlt werden, ist kein weiterer Zugang möglich.
Migration und Daten
IT-Systeme entwickeln sich heute durch die agilen Ansätze in der Softwareentwicklung deutlich schneller als noch vor 10 Jahren. Aus diesem Grund ist die Frage von Aktualisierungen ein wichtiges Thema für eine Entscheidung geworden. Nicht umsonst hat z.B. Microsoft Windows auf ein sogenanntes „Rolling Release“ umgestellt, das keine Versionen mehr kennt. Dies ist übrigens eine Methodik aus der Open Source Welt.
Doch neue Versionen haben nicht nur ein Problem mit Umstellungen im Front-End, es müssen auch Daten migriert werden. Das Einfachste ist natürlich, seine Lösung vom Hersteller über eine Cloud betreiben zu lassen, somit ist das Problem inklusive Daten ganz einfach delegiert.
Wenn die Hoheit über die eigenen Daten abgegeben wurde und dies in Kombination mit dem ausschließlichen Erwerb von Nutzungsrechten, halten wir diesen Punkt für eine besonders unglückliche Fusion, da hierdurch eine totale Abhängigkeit zum Systemanbieter in jeder Situation besteht.
Das Gegenmodell von Odoo ist der Eigenbetrieb, egal ob auf eigener Hardware oder in einer eigenen Cloud (um deren Wartung wir uns auch gern kümmern können).
Hier ist das Angebot, dass die Daten im Rahmen des Wartungsvertrages migriert werden, unvergleichlich und unschlagbar.
Denn bis dato wurde immer von einem „Migrationsprojekt“ gesprochen, was den dahintersteckenden Aufwand und Zeitrahmen vermuten lässt.
Quellcode – die Absicherung und Zukunftsgarantie
Neben den sehr undurchsichtigen Lizenzmodellen vieler Hersteller und der Patentsituation, gibt es einen weiteren wesentlichen Grund, warum Open Source in den letzten Jahren weltweit ein Erfolgsmodell geworden ist. Und der ist, dass mit der Installation der Quelltext mit ausgeliefert wird. Hier geht es nicht um die Transparenz, sondern um zwei Aspekte, die diese Tatsache ermöglichen:
1) Unabhängigkeit
Da der Quellcode mit der Installation vorliegt, ist man unabhängig vom Anbieter. Solange eine Software keine Nischenlösung ist, sondern eine breite Akzeptanz hat (wie Odoo sie hat), gibt es weitere Wissensträger, die den Support leisten und Individualisierungen durchführen können. Dies sind die global mehr als 1.200 zertifizierten Odoo Partner.
2) Zukunftsgarantie
Da der Quellcode nicht nur von den Anpassungen, sondern vom Gesamtsystem verfügbar ist, wird die Gemeinschaft der Plattformbenutzer ebenfalls vom Hersteller unabhängig. Sollten sich Entwicklungen abzeichnen, die von der Gemeinschaft in dieser Form nicht länger akzeptiert werden, oder der Hersteller in finanzielle Schwierigkeiten geraten, kann das Projekt unter einem anderen Namen als sogenannter Fork fortgesetzt werden.
Modular
Der Kern vieler klassischer Systeme ist noch monolithisch, was nicht verwundert, da ERP-Lösungen auf einem komplexen Datenmodell aufbauen und somit Funktionen aufeinander abgestimmt werden müssen. Das hat wiederum zur Folge, dass man diese Systeme nicht einfach in einzelne Teile trennen und somit modularisieren kann – auf dieses Problem sind wir bereits in zwei unserer Blogartikel eingegangen:
Implementierungsansatz von openfellas
Wie die IT so tickt – oder die Frage, warum weniger mehr ist
Odoo hingegen ist von Anfang an modular aufgebaut, was es erlaubt, eine gemeinsam vereinbarte Basisimplementierung einzuführen. Sobald man das System effizient und erfolgreich in der Nutzung hat, kann es weiter ausgerollt werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Anpassungen ebenfalls als Module gekapselt werden können. Somit ist eine Migration einfacher, was auch bedeutet, dass auf der anderen Seite die Komplexität des Systems ebenfalls in einzelnen Schritten erhöht werden kann.
Modulbreite vs. Funktionstiefe
Innerhalb eines Unternehmens ist es oft sehr schwer, eine klare Linie zu ziehen und festzulegen, dass der Bereich nur auf die Informationen angewiesen ist und der (oder die) andere(n) Bereich(e) nur auf die Menge an Daten und dazwischen ist ein Austausch nicht notwendig. Das ist allein schon deshalb nicht möglich, da am Ende des Tages so oder so alles in der Buchhaltung landet, entweder als Erlöse oder Kosten und hier ein Strich gezogen werden muss (oder wird).
Der Vorteil an einem vollumfänglich integrierten System ist der, dass hier die Daten nicht nur von Modul zu Modul weitergegeben werden können, sondern es zu keinen Doppelerfassungen kommt. Doch dazu muss ein System erst einmal eine Basis für eine vollständige Integration schaffen.
Wenn man sich die Vielzahl der Module anschaut, so ist klar: wenn nicht damit, womit sonst?
Der Preis dafür ist natürlich, dass es viele, viele kleine Funktionen nicht geben kann, die in einigen klassischen Systemen geschaffen wurden, da dies
a) in einem modularen System, in dem das Set an installierten Erweiterungen vielzählig sein kann und eine Abstimmung der Features kaum möglich ist und
b) dem minimalistischen Ansatz widerspricht.
Da die Kunst so oder so die ist, ein System nicht nur so erfolgreich einzuführen, dass jeder vorgesehene Mitarbeiter ein darin arbeitender Benutzer ist, sondern auch die Prozesse so zu gestalten, dass sie deutlich effizienter und fehlerfrei laufen, so sagt einem schon die reine Vernunft, dass dies nur mit einem „weniger ist mehr“-Ansatz umsetzbar ist, denn Funktionen und Automatisierungen lassen sich einfacher hinzufügen als wegnehmen oder umbauen.
Lokalisierung und Buchhaltung
Die Buchhaltung von Odoo ist GoBD konform und in Deutschland trotz ausstehender Zertifizierung voll einsetzbar. Eine Zertifizierung schützt übrigens nicht vor einer Fehlbenutzung und spricht eine Geschäftsführung nicht von der Verantwortung frei.
Es gibt für jedes europäische Land eine Lokalisierung, die nicht nur die üblichen Steuern und Kontenpläne installiert, sondern auch die allgemeinen Finanzberichte auf die gesetzlichen Mindestvorgaben anpasst. Dabei werden auch zusätzliche Funktionen installiert, wie z.B. im Falle von Italien, die Übermittlung von Rechnungen per EDI.
Odoo unterstützt einen Mehrwährungsbetrieb. Dessen Kernfunktionen liegen jedoch in der Buchhaltung. Die notwendigen Funktionen für eine vollständige Unterstützung sind:
- Umrechnungskurse zwischen den Währungen können manuell gepflegt werden, jedoch auch automatisch täglich, monatlich oder jährlich mit der EZB abgeglichen werden
- Pro Mandant kann eine Hauptwährung festgelegt werden
- Im Buchungssatz kann eine zum Mandanten abweichende Währung angegeben werden, so dass die dann verbuchten Beträge in dieser Währung interpretiert werden. Zum Zeitpunkt der Verbuchung werden in nicht sichtbaren Feldern die Beträge in die Standardwährung des Mandanten zum dann gültigen Umrechnungskurs errechnet und dort hinterlegt.
- Alle Statistiken sind auf Basis der Standardwährung aufgebaut
Module openfellas
Im Laufe der vergangenen 10 Jahre hat openfellas eine Vielzahl an Modulen entwickelt, die im Rahmen von Projekten als Basis zur Umsetzung von Anforderungen oder zur Steigerung der Prozesseffizienz genutzt werden können, da es sich hier um Automatisierungen oder Hintergrundberechnungen handelt, die sich bewährt haben.
Als Beispiele können dienen:
EDI Anbindungen an Lieferanten
EDI Anbindungen an Logistiker
Erweiterung zur Abbildung von komplexen Einkaufskonditionen
Exchange Connector
Datev Anbindung
Shopware Connector
Odoo Gold Partner
Seit drei Jahren hat Odoo die Bedingungen für eine Odoo Gold Partnerschaft deutlich strenger gestaltet, was recht viel Bewegung in die Partnerlandschaft gebracht hat.
Als Odoo Gold Partner müssen neuerdings jährlich 300 neue Benutzer angemeldet werden. Auf der anderen Seite muss jedoch eine Retention Rate von 80% erreicht werden, d.h. 80% der Kunden bzw. der Enterprise Benutzer müssen pro Jahr verlängert werden.
Darüber hinaus ist es Vorgabe, sechs feste Mitarbeiter eines Partners für die jeweils aktuelle Version zu zertifizieren, um die Kategorisierung halten zu können. Dabei werden dem Kandidaten innerhalb der Zertifizierung 80 zufällige Fragen zu allen im Standard verfügbaren Modulen gestellt, wobei mindestens 70% der Fragen im engen Zeitrahmen richtig beantwortet werden müssen.
Die Vorgaben sind ähneln denen von SAP und Microsoft. Dies zeigt zum einen, dass Odoo auch innerhalb der Partnerlandschaft auf eine qualifizierte Beratung Wert legt, so dass Risiken für Fehlimplementierungen minimiert werden und somit das Image eines stabilen Systems erhalten bleibt.