WAS ODOO UNTERSCHEIDET

Auch wenn wir die Unterschiede bereits in einigen früheren Artikeln behandelt haben, gibt es ein paar wesentliche Merkmale, die in Odoo tatsächlich neu in der Betrachtung sind. Daher möchten wir diese Features noch einmal besonders hervorheben. Zum einen können diese Elemente teilweise sogar klassische Funktionen ersetzen. Soll heißen, in einem Feature-Vergleich findet man eine bestimmte Funktion in Odoo nicht sofort, denn hier würde sie einfach komplett anders ausfallen. Zum anderen ergeben sich in Odoo einfach komplett andere Ansätze. In diesem Blog möchte ich mich auf die integrierte Kommunikation und den Ansatz unterschiedlicher Ansichtstypen zu einem Vorgang beziehen, aber auch auf die Option, flexibel Gruppierungen und Filter zu kombinieren.

Auf den ersten Blick wirken die Masken und der Prozess-Flow in Odoo hauptsächlich cool und intuitiv. Tatsächlich bedeuten sie teilweise eine merkliche Umorganisation der täglichen Arbeitsprozesse der Benutzer. Einfach schon deshalb, weil eine integrierte Kommunikation anders ist und bei vielen Benutzern ein Umdenken erfordert. Dabei ist es im Grunde auch nicht anders als in Outlook zu arbeiten.

Der erste Schritt hier ist natürlich, Vertrauen zu schaffen, dass das System tatsächlich funktioniert. Danach kann man mit der Gewöhnung beginnen.

Doch kommen wir erst einmal zu den einzelnen Punkten, die Odoo so anders machen. Wohlgemerkt, Odoo hat keinen davon erfunden, sondern vielmehr neu für sich entdeckt und auf seine Art in das Thema „ERP“ neu eingebracht.

Integrierte Kommunikation bzw. Versionierung

Der erste Leitsatz ist der, dass die Kommunikation und die Versionierung einer Transaktion gleichwertig behandelt werden. Was auch Sinn macht aus der Betrachtung heraus, dass eine Versionierung bzw. eine Änderung innerhalb eines Vorgangs entweder durch einen Schriftwechsel ausgelöst wurde oder ihn auslöst. Dies wird gemeinsam in der sogenannten „Chatterbox“ unterhalb jedes Vorgangs oder daneben abgebildet (abhängig von der Bildschirmgröße bzw. Auflösung).

Die Möglichkeit, egal zu welchem Vorgang, zu welcher Vorgangsart, einfach zu jeder Transaktion oder zu jedem Stammdatensatz intern oder extern integriert zu kommunizieren bzw. ein Wiedervorlagesystem überall verfügbar zu haben, ist so konsequent durchgezogen wie in keinem anderen mir bekannten System.

D.h. zu den ERP-üblichen Übergabepunkten (Auftrag generiert Reservierung, Reservierung generiert Lieferung, geloggte Zeiten werden zur Abrechnung gegeben, abgerechnete Zeiten generieren Buchungen, etc.) kommt ein Kommunikations-system, das nahezu alles wie eine Art Ticket behandelt und dabei Kommunikation und Versionierung chronologisch transparent pflegt.

Dies kennt man bislang nur aus CRM oder Ticketsystemen, und diese sind auf genau die besagten Anwendungsbereiche beschränkt. Danach geht es klassisch weiter, also mit Outlook und einem Konnektor oder einer anderen Art von Integration. Dies hat jedoch zur Folge, dass der Benutzer entscheidet, welche der geführten Kommunikationen relevant und somit angehängt werden sollte, oder ob es nicht chronologisch zur Versionierung dargestellt werden kann, da der Zeitpunkt des Hochladens nicht synchron zur Veränderung der Transaktion ist oder sein muss.

Besonders, dass zwischen einem externen und einem internen Informations-austausch unterschieden werden kann, ermöglicht auch, interne Rückfragen, Freigaben und Prüfungen in die Chronologie aufzunehmen. D.h. der Hergang ist in der Theorie lückenlos, wenn er denn so gelebt wird.

Dies ist eine Riesenchance, aber eben oft auch ein Riesenschritt.

Ansichtstypen

Das klassische Konzept ist, dass der Benutzer grundsätzlich in eine Liste einsteigt, ganz gleich, was er gerade aufruft. Wenn er dann einen Datensatz anklickt, bekommt er die Details dazu in einer Einzelansicht präsentiert. Odoo geht hier weiter und bietet unterschiedliche Ansichtstypen an, die da wären: Liste, Einzelansicht, Diagramm, Gantt, Kalender, Kanban, Pivot.

D.h. für jede Entität (Entitäten können Kunden, Angebote, Aufträge, Lieferungen, Meldebestände, Aufgaben, Rechnungen, etc. sein) sind mindestens eine Listen- und eine Einzelansicht definiert, ggfls mehr. Der Benutzer kann zwischen den verfügbaren Ansichtstypen umschalten. Da hierbei auch Gruppierungsoptionen berücksichtigt werden (darauf gehen wir im folgenden Abschnitt ein), kann dies zur Orientierung, Massenbearbeitung, aber auch zur Analyse verwendet werden.

Orientierung

Produkte werden z.B. im Standard nicht als Liste, sondern in einer Kanban-Ansicht geöffnet. Kanban erscheint intuitiv, da der Mensch Bilder schneller verarbeiten kann als Listen. Dies liegt schon im Kern der Sache, denn jede Liste liefert eine Flut an Informationen, die erst erkannt und dann verarbeitet werden muss.

Sehen wir uns ein Beispiel an:


Das gleiche Beispiel sieht als Liste so aus:


Und wir alle wissen, in anderen Systemen sind es manchmal nicht nur 7 Spalten wie hier, sondern gerne mal 15 bis 20 oder sogar mehr.

Doch allein in diesem Fall ist die Orientierung in einer Kanban-Liste deutlich einfacher. Abgesehen davon sieht sie auch wesentlich ansprechender aus.

Analyse

Dazu kommen weitere Anwendungsfälle, die das Prinzip der Ansichtstypen sehr durchdacht erscheinen lassen:

  • Oft kommt die Frage: Wie sehe ich, wann welche Lieferung zu erwarten ist?
    → Die Antwort ist einfach, man geht ins 
    Lager, dann in ausgehende oder eingehende Lieferungen und schaltet dort in die Kalenderansicht um, schon erscheint die Lieferung in einer Art Terminansicht.
  • Wo sehe ich den Umsatz? Welche Produkte sind am stärksten? Wie ist die Entwicklung bei meinen besten Kunden? → Dazu schaltet man einfach auf die Diagramm- oder Pivotansicht in den Rechnungen (oder Aufträgen, abhängig natürlich von der eigenen Berechtigung und davon, was man sehen möchte) und gruppiert nach Warengruppen oder KundenKundengruppen.

Massenbearbeitung

Auch hier kann die Kanban-Ansicht einen gelegentlichen Anwendungsfall unerwartet lösen. Nehmen wir folgenden Fall: Ein Account Manager verlässt das Unternehmen und ein neuer übernimmt den Verantwortungsbereich. Wie bekommt man nun den Wechsel technisch am einfachsten hin? Die erste Option ist natürlich ein Export, ein Update in Excel und der Reimport in Odoo (siehe unseren letzten Blog zu Exporten und Massenupdates) oder man öffnet die Kunden (die Standardansicht ist bereits Kanban). Dann gruppiert man nach Verkäufer und schiebt per Drag&Drop jeden Kunden aus der Spalte des alten Kollegen auf den Neuen:

Hier ein Beispiel auf Basis der Odoo Demodaten:



Der Filter ist auf Firmen gesetzt, gruppiert ist nach Salesperson. Leider haben wir in den Demodaten nur eine. Hier würde von nicht zugeordnet (Spalte „Undefined“) jede Karte auf „Mitchell Admins“ gezogen werden müssen.

Qualitätsprüfung

Jeder beschwert sich über Datenqualität. Sicherlich ist das ein wichtiger Punkt, egal, ob integriertes System oder angedockt, denn in beiden Fällen sollten die gesammelten und verknüpften Daten entweder analysiert oder zu Marketingzwecken verwendet werden können.

Dabei fällt Kunden während der Implementierung oder Nutzungsphase auf, dass vermeintlich Felder in Odoo fehlen (der absolute Klassiker und zeitlose Renner: Vor- und Nachname) oder die ebenso standhafte Forderung zur Lösung des Problems: Pflichtfelder. Es wird immer wieder festgestellt, dass Odoo zu wenige davon hat. Die erste Reaktion ist die Forderung nach mehr (auch hier der zeitlose Klassiker: die Adresse). Doch beides ist tatsächlich eine Fehleinschätzung. Auf die Gründe möchten wir in einem bereits vorbereiteten Artikel separat eingehen.

Konklusion ist auf jeden Fall, je mehr Felder, je mehr Eingaben, desto weniger Intuitivität. Das aber endet nicht unbedingt in besserer Datenqualität. Je mehr Pflichtfelder, desto starrer das System und, tatsächlich, desto weniger Vertrauen in die Ergebnisse. Der einzig verbleibende Ansatz ist die Einführung von Arbeits-prozessen zur Prüfung der Qualität und Plausibilität der Daten.

Und nun sind wir bei dem Punkt, an dem die Ansichtstypen wieder ins Spiel kommen. Denn hiermit kann der Aufwand recht effektiv gelöst werden. Dabei werden über Filter entsprechende Kriterien zu prüfender Datensätze angelegt und gruppiert. Über die Kanban-Ansicht sieht der Benutzer sofort, welche Werte zu viel sind oder nicht stimmig sein können, und kann diese per Drag&Drop direkt korrigieren bzw. über das im Kern integrierte Wiedervorlagesystem einem weiteren Kollegen zur Prüfung geben und die Abarbeitung nachverfolgen.

Filtern/Gruppieren

Was soll man hier sagen? Filtern kann jeder, auch Odoo. Filtern ist eben filtern, da kann man wenig besser oder schlechter machen. Ob man nun eine Leiste an Filteroptionen oberhalb einer Liste platziert (wie viele es tun) oder eine Suchzeile, in der der Benutzer à la Google etwas eintippt und zeitgleich in der Vertikalen die entsprechenden Optionen angeboten werden, da gibt es meines Erachtens wohl wenig Unterschied.

Eher interessant ist, dass es eine Gruppier-Option neben der Filterung gibt:



Dabei handelt es sich um die Option, die Auswahl der Datensätze ebenso frei zu aggregieren wie zu filtern. Wer sehen möchte, wieviel Umsatz er pro Monat gemacht hat, braucht nur nach dem Bestelldatum gruppieren. Alle Ansichtstypen richten sich danach, d.h. in der Listenansicht erscheint dies wie im Dateibrowser nach Verzeichnis gruppiert (ein simples Beispiel wieder auf Basis der Odoo Demodaten):



Schaltet man um auf eine Diagrammansicht, hat man einen weiteren Bericht:



oder die Pivotansicht:



Theoretisch ist dort noch lange nicht Schluss, man kann natürlich unendlich oft weiter gruppieren.

In anderen Systemen wurde das Berichtswesen grundsätzlich ausgelagert, in Odoo ist es an jeder Stelle integriert und sofort abrufbar. Warum auch nicht?

Fazit

Klar kann man es auch kompliziert machen, aber warum, wenn es auch einfach geht. Die hier beschriebenen Mittel sind mittlerweile konsequent in allen Bereichen integriert worden und unseres Erachtens recht einfach anwend- und – vor allen Dingen – kombinierbar. In solchen Lösungsansätzen wird die IT ihrer Aufgabe gerecht, unterstützend zu sein, und nicht dem Benutzer neue Probleme zu bringen, die er ohne sie nicht hätte.

31 August, 2020
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